私たちはホームページ制作の会社ですが、社内で使うグループウェアを自分たちで作り、いまは「Ulala Hub」という名前でほかの会社にも使っていただけるサービスにしています。なぜ作ったのか、作るときに何を決めたのかを、開発の記録から振り返ります。

考え方は「チームの今を、ひとつの画面に」

少人数の会社でも、在宅の日、外出、休みが重なると、「今日は誰に聞けばいいのか」が分かりにくくなります。予定表、連絡事項、電話の伝言が別々の場所にあると、朝にそれぞれを見て回ることになります。

機能をたくさん並べるのではなく、毎朝見る画面を1つにまとめる。Ulala Hub は、この考え方で作りました。

最初に決めたのは「ホーム画面に何を出すか」

機能の一覧からではなく、朝いちばんに開く画面から考えました。そこに出すのは、今日と今週の予定、全員の今日の勤務状態、まだ読んでいない伝言、掲示板の新しい連絡、そして天気です。開いて10秒で1日の様子が分かること。これを基準に、入れる機能と入れない機能を分けました。

「予定は本人しか書けない」という決めごと

設計で決めたことの1つが、他の人の予定を代わりに入力できるようにするかどうかです。便利そうに見えますが、誰が書いたか分からない予定が増えると、予定表そのものが信用されなくなります。

結論は、予定は本人しか作れない・直せない、です。管理者でも他の人の名前では書けません。複数人で同じ予定を持つときは「参加者」を選び、1件の予定が全員のカレンダーに出るようにしました。少し不便な場面もありますが、「予定表に書いてあることは本人が書いたこと」という前提が保てます。

ほかの会社に使ってもらうための作り直し

社内用として動かしたあと、複数の会社で使える形に作り直しました。ここで一番気を使ったのは、会社ごとのデータを確実に分けることです。

• 会社ごとに専用のアドレスと、専用のデータの置き場所を用意する。プログラムの書き間違いがあっても、ほかの会社のデータが見えない構造にする。
• ログインに続けて失敗したら、一定時間その利用者をロックする。
• 運営側の管理画面は、パスワードに加えて2段階の確認を必須にする。
• 申込みから利用開始、人数の変更、解約までを、利用する会社が画面から自分でできるようにする。

社内用なら「気をつければ済む」ことが、サービスにすると「仕組みで防ぐ」ことに変わります。機能を足すより、この土台づくりのほうに時間がかかりました。

少人数で運用するための決めごと

開発も運用も少人数です。だからこそ、変更の手順を決めて、毎回同じように進めています。

1. 直す前に、動いている現物を必ず確認する。
2. 変更の前に、元の状態を保存する。
3. 変更は一度に1か所ずつ。想定と違えば、書き込む前に止める。
4. 反映したら、実際の画面で確かめる。
5. 何をなぜ変えたかを、その日のうちに記録に残す。

開発にはAIも使っています。AIはプログラムを書くのが速い一方で、現物を見ずに書くと簡単に間違えます。上の手順は、人にもAIにも同じように守らせるためのものでもあります。

作ってみて分かったこと

グループウェアは、機能の数ではなく「毎日開かれるかどうか」で価値が決まります。開けば今日のことが分かる。書いてあることが信用できる。この2つを守るために、機能はあえて絞っています。

Ulala Hub は、予定、掲示板、電話の伝言メモ、社内文書、天気を1つの画面にまとめたグループウェアです。デモもご用意していますので、興味のある方はUlala Hub のサイトをご覧ください。